Top 5 fouten bij het definiëren van KPI’s en hoe je ze kunt vermijden

Een goed opgezet strategisch plan betekent ook een goed uitvoerbaar plan dat in de hele organisatie geïmplementeerd en gecontroleerd wordt. Goed gedefinieerde, aan de strategische prioriteiten gekoppelde KPI’s (Key Performance Indicatoren), zullen je team leiden naar de visie die je voor de organisatie hebt opgesteld.

Wanneer de KPI’s niet goed zijn gedefinieerd, loop je het risico een plan te hebben dat er op papier fantastisch uitziet, maar dat in de praktijk moeilijk uit te voeren en te controleren is.

Top 5 fouten bij het definiëren van KPI’s en hoe je ze kunt vermijden

Fout #1: KPI's zijn niet specifiek of meetbaar

Soms schieten KPI's tekort omdat ten onrechte wordt aangenomen dat ze hetzelfde zijn als doelen. In plaats van een meetbaar doel te stellen, zijn sommige KPI's te algemeen. Het verhogen van de omzet, het verkrijgen van meer klanten of het hebben van minder personeelsverloop zijn bijvoorbeeld allemaal onvoldoende om effectieve KPI's te zijn.

Denk in plaats daarvan aan 'SMART' (specifiek, meetbaar, actiegericht, realistisch en tijdgebaseerd) bij het instellen van KPI's. In plaats van algemene ideeën over hoe succes eruitziet, moeten KPI's aantonen wat de specifieke succesindicatoren zijn. Deze kunnen in de loop van de tijd worden gemonitord en gemeten en zullen je organisatie beter van dienst zijn.

Effectieve KPI's op basis van de bovenstaande voorbeelden kunnen er als volgt uitzien:

• Omzet verhogen: Verhoog onze jaaromzet met 10% voor 31 december 2021 óf verhoog de servicecapaciteit met 10% voor 31 december 2021.
• Meer klanten werven: Verhoog de online verkoop tot € 800.000 voor december 2021 OF zorg dat 500 bestaande klanten zich voor een referral programma hebben ingeschreven vóór 31 december 2021.
• Minder personeelsverloop: een jaarlijks personeelsverloop hebben dat niet hoger is dan 10% per jaar op 31 december 2021 OF houdt voor 31 december 2021 elke maand één motiveringsevent voor het personeel tijdens werkuren.

Fout #2: je hebt alleen statistieken geselecteerd die je niet kunt beïnvloeden

Om je plan effectief uit te voeren en de resultaten te beïnvloeden, moeten zowel leidende als volgende indicatoren worden opgenomen in uw KPI's. Terwijl leidende indicatoren inputgerichte taken of activiteiten zijn die binnen onze controle vallen, zijn volgende indicatoren outputgericht, gemakkelijker te meten, maar moeilijker te beïnvloeden of te controleren.

Het is belangrijk om zowel leidende als volgende indicatoren te hebben bij het instellen van KPI's, zodat de organisatie alles kan doen wat binnen haar macht ligt om de resultaten die minder te controleren zijn te helpen beïnvloeden.

Statistieken over het personeelsverloop (een volgende indicator) zijn belangrijk om te meten, maar zullen de problemen met betrekking tot het behoud van personeel niet oplossen.

Het ontwikkelen en meten van interne processen die gericht zijn op het verlagen van het personeelsverloop (een leidende indicator) in combinatie met het bijhouden van output of volgende indicatoren, zal een organisatie echter helpen invloed uit te oefenen op dit belangrijke gebied.

Fout #3: Er worden te veel items gevolgd en gecontroleerd

Hoewel het belangrijk is om voldoende KPI's in te stellen om een ​​uitvoerbaar plan te ontwikkelen, is een veel voorkomende fout dat er te veel KPI’s gedefinieerd worden. Als er te veel taken zijn om uit te voeren, bestaat het risico dat er te weinig capaciteit is om het geheel te monitoren. Het is beter om een paar taken heel goed te doen, dan heel veel taken slecht.

Om de zaken zowel uitvoerbaar als beheersbaar te houden, raden we aan om per planningscyclus drie tot vijf strategische prioriteitsgebieden (SP) te hebben. Voor elk SP adviseren we vervolgens om drie tot vijf KPI's te ontwikkelen die de organisatie kunnen helpen om op elk gebied succes te behalen.

Probeer indien mogelijk KPI's voor de korte, middellange en lange termijn voor elk gebied in te stellen. Dit kan je helpen een meer flexibele implementatie van de strategie uit te voeren, door in verschillende stadia van je implementatiecyclus te herkennen wat wel en wat niet werkt.

Fout #4: Er wordt niemand verantwoordelijk gemaakt voor de KPI’s

Als het gaat om de uitvoering van de strategie, is het belangrijk dat voor elke strategische prioriteit en bijbehorende KPI iemand verantwoordelijk gemaakt wordt voor het volgen en implementeren daarvan. Als niemand verantwoordelijk is voor een strategische prioriteit, riskeer je een verkeerde implementatie of een onnauwkeurige meting.

Als in een vroeg stadium van het planningsproces duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, heeft het strategisch plan een grotere kans op een succesvolle implementatie. De medewerkers weten waar zij (of hun team) verantwoordelijk voor zijn, en wat er precies ontwikkeld en gemonitord moet worden.

Fout #5: KPI's worden gedefinieerd zonder input van het team

Hoe beter een team op elkaar is afgestemd, hoe beter zij (en hun teams) zijn toegerust om het plan in de hele organisatie uit te voeren. Als het gaat om de ontwikkeling van KPI's, is het belangrijk om rekening te houden met de input van degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de daaraan verbonden acties.

In plaats van een top-downbenadering te gebruiken om meetwaarden en targets vast te stellen, kan een communicatieve benadering met de consensus van het hele team de organisatie helpen realistische en haalbare KPI's te ontwikkelen, waarbij het team zich ook daadwerkelijk inzet voor het realiseren van de ontwikkelde initiatieven.

Meer weten?

Meld je aan voor de Full Orbit dashboard in één week aanbieding, en praat met onze specialisten.