KPI Dashboards met Excel ? De 5 dingen die je spreadsheets niet kunnen doen

Geplaatst op 6 augustus 2021

Business Intelligence Business Monitoring Blogs

Het doel van een zakelijk dashboard is om organisaties te helpen snelle, berekende beslissingen te nemen op basis van onbewerkte gegevens. In een ideale situatie zou een manager in staat moeten zijn om een dashboard te openen en snel een visuele statusupdate van een specifiek project te krijgen, in plaats van gegevens uit verschillende applicaties en spreadsheets te doorzoeken.

Helaas leert de werkelijkheid ons dat veel bedrijven niet over de juiste tools of technologie beschikken om dit mogelijk te maken. En wat doen ze als ze iets willen wat niet kan binnen de huidige bedrijfssystemen ? Juist….de toevlucht nemen naar de vertrouwde tool die we allemaal kennen….Excel.

De 5 problemen bij het maken van KPI dashboard met Excel

Als flexibele, kosteneffectieve analysetool lijkt Microsoft Excel een verstandige oplossing als een bedrijf net begint. In wezen helpt het gegevens om te zetten in nuttige informatie, vergelijkbaar met de manier waarop een dashboard moet werken.

Het andere pluspunt is dat er geen enorme leercurve is, in tegenstelling tot externe software die is ontworpen voor datavisualisatie en prestatiemeting.

Het lijkt allemaal een geweldig plan, tot het punt waarop men enkele van de tijdrovende kopzorgen en inefficiënties ervaart bij het maken, aanpassen en onderhouden van die dashboards in Excel.

Dashboardontwerp is een complex proces in Excel. Je moet absoluut een bepaald vaardigheidsniveau hebben en een duidelijk idee van wat je aan het bouwen bent om er met een functioneel dashboard uit te komen. Je moet de juiste basis leggen en het is heel gemakkelijk om fouten te maken. Maar afgezien van de vaardigheid en tijd die nodig zijn om een persoonlijk dashboard te maken, zijn er vijf punten van zorg als je alleen op Excel vertrouwt voor je dashboards:

1. Data Integratie

Bedrijven hebben overal data, en héél veel. Het bevindt zich in de cloud, op verschillende on premise locaties en in verschillende vormen, niet alleen in Excel. Er zijn sociale-mediagegevens, financiële gegevens, CRM, webanalyse enz. Door zoveel mogelijk gegevens te gebruiken, is het mogelijk om het hele plaatje te schetsen en nauwkeurigere inzichten te krijgen.

Bij gebruik van Excel als tool betekent dit dat alle data in de verschillende formaten, en van de diverse gegevensbronnen handmatig in een Excel-werkmap moet worden geïmporteerd en opgeschoond. Dit is een uitermate tijdrovend en foutgevoelig proces.

Een van de grootste voordelen die je krijgt als je investeert in een business intelligence-oplossing is het feit dat de verschillende databronnen geautomatiseerd worden ontsloten en geïntegreerd.

2. Data consolidatie

Naast het integreren van de data uit diverse bronnen, kost het bij gebruik van Excel dagen, zo niet weken om de gegevens uit o.a. boekhoudsysteem, CRM, verkoop en marketing dusdanig te consolideren dat zij geschikt zijn voor het maken van de maandelijkse of kwartaalrapportages.

Door het gebruik van een professionele Business Intelligence oplossing wordt dit proces geautomatiseerd en beschikt men in no time over de juiste data.

3. Interactieve visualisaties

Goed gemaakte, doordachte visualisaties zorgen ervoor dat de vragen die gebruikers van de dashboards hebben, in één oogopslag worden beantwoord. Visualisatie in dashboards met verschillende soorten grafieken en filters zorgt voor een niveau van intuïtief begrip dat met Excel spreadsheets en draaitabellen gewoonweg niet kan worden bereikt.

Als dashboards in Excel moeten worden aangepast, moet je vertrouwen op de diagramwizard. Tenzij je zelf een Excel-wizard bent, kan dit tijdrovend zijn met veel opmaakbeperkingen. Het is zeker geen eenvoudige “drag and drop’ ervaring zoals een Business Intelligence oplossing die kan bieden.

Met de interactieve visualisaties van Business Intelligence oplossingen kun je weergaven van het totaalplaatje filteren, parameters aanpassen en inzoomen om de onderliggende gegevens te onderzoeken. Vragen kunnen met slechts een paar klikken worden beantwoord.

4. Real-time updates

Een van de grootste nadelen van statische op Excel gebaseerde rapportage is dat de gegevens niet in real-time worden weergegeven. Spreadsheets geven alleen het moment weer waarop de gegevens zijn geëxtraheerd. Naast het feit dat het samenstellen van een basisdashboard in Excel uren kan duren is het vaak ook nog snel verouderd.

Wat als uw dashboard elke keer dat u het opent up-to-date blijft? Met de juiste analysetool kunnen dashboards worden gekoppeld aan de gegevensbronnen en automatisch worden bijgewerkt telkens wanneer ze worden geopend, of volgens een schema worden bijgewerkt.

5. Samenwerking

De meeste managers willen een belangrijk dashboard met hun team delen, zodat iedereen aan een gemeenschappelijk doel werkt. Het distribueren van een Excel-spreadsheet kan echter enkele negatieve bijeffecten hebben, waaronder het opbreken van bepaalde grafieken en het ontbreken van versiebeheer.

Zet de volgende stap naar een professionele Business Intelligence oplossing

Hoewel Excel nooit van het toneel zal verdwijnen, zullen bedrijven die écht aan de verbetering van hun prestaties willen werken om hun bedrijfsdoelen sneller te willen bereiken, gebruik moeten maken van een professionele oplossing voor hun KPI dashboard.

Een professionele Business Intelligence oplossing is in staat is om alle gegevens in één centrale plaats aan elkaar te verbinden en om te zetten in een makkelijk bruikbaar formaat dat helpt om directe besluitvorming en procesaanpassingen te stimuleren.

Daarnaast kan men eenvoudig een KPI-dashboard ontwerpen en maken door queries te selecteren en berekeningen toe te passen binnen het platform zelf. Met eenvoudig te delen dashboards met automatische updates, kunt je de besluitvorming en die van je team versterken. Beslissingen kunnen worden genomen op basis van actuele feiten, niet op basis van onderbuikgevoel.