De 4 stappen om te ontsnappen uit de spreadsheet hel

Het mooie van Excel en vergelijkbare spreadsheet-applicaties is hun flexibiliteit en snelheid. Zodra informatie is ingevoerd, kan deze op bijna eindeloze manieren opnieuw worden geconfigureerd en samengevat. Het is geen wonder dat bedrijven over de hele wereld voor veel van hun belangrijkste activiteiten afhankelijk zijn van spreadsheets.

En toch bestaat er ook zoiets als een té grote afhankelijkheid. Hoewel een klein bedrijf in staat is om veel van zijn relevante cijfers in Excel uit te voeren, duwen schaalgrootte en complexiteit zelfs robuuste spreadsheetprogramma's vaak over hun grenzen heen.

We zien vaak snelgroeiende en zelfs middelgrote bedrijven die op hun Excel-pad zijn doorgegaan en nu steeds complexere en omslachtigere spreadsheets gebruiken om hun bedrijf te runnen en cruciale samenwerkingsprocessen aan te sturen. Deze bedrijven bevinden zich in de zogenaamde “spreadsheet hel”.

Spreadsheet hel: Onhandelbaar grote spreadsheets die te veel data bevatten en te complex zijn om te onderhouden en/of aan te passen

Laten we eens kijken hoe de spreadsheet hel eruitziet en hoe professionele oplossingen en aangepaste applicatieontwikkeling je bedrijf kunnen helpen!

Welkom in de spreadsheet hel!

Klinkt dit je bekend in de oren?:

• Je opent een spreadsheet met 16.000 rijen en een deel van je goede humeur verdwijnt terwijl je wacht tot het bestand eindelijk wordt geladen.
• Er zijn meer tabbladen dan direct zichtbaar zijn (je moet naar rechts scrollen om ze allemaal te zien) en misschien zijn sommige hiervan bedoeld voor berekeningen en use-cases die je in je dagelijkse leven al lang niet meer nodig hebt.
• Vanwege de complexiteit van het werkblad zijn er meerdere opgeslagen versies, en het werkblad is zo belangrijk dat je een of meer gearchiveerde kopieën hebt, voor het geval iemand er iets onherstelbaars mee doet.
• Omdat de spreadsheet zo uitgebreid is, moet je veel tijd besteden aan het opschonen van de gegevens, ze dubbelchecken en er in feite voor zorgen dat alles werkt zoals het zou moeten werken.
• Je moet regelmatig opnieuw beoordelen hoe formules en afhankelijkheden in je werkblad werken - door de cellen aan te klikken en mentaal te reconstrueren hoe alles ook al weer werkt. Dit alles ook om ze uit te kunnen leggen aan nieuwe medewerkers.
• Je maakt herhaaldelijk handmatig grafieken en samenvattende rapporten voor verschillende belanghebbenden en klanten, of voor terugkerende vergaderingen, op basis van de gegevens in de grotere spreadsheet. Je merkt dat je vaak steeds hetzelfde werk doet.
• Je merkt dat je bang bent om de spreadsheet te openen, omdat je overweldigd wordt door de muur van cijfers. Je wordt nerveus om je ‘kindje’ met medewerkers te delen, omdat ze misschien iets verknoeien of belangrijke inzichten verwarren. Of je bent juist één van deze medewerkers, en je hebt slechts een vaag idee van hoe de 'magie' achter de berekeningen in de cellen werkt, waardoor je je steeds minder comfortabel voelt met het gebruik ervan.
• Je hebt meerdere Excel-bestanden aan elkaar gekoppeld en/of gekoppeld aan externe databronnen.

Als één of meerdere van de bovenstaande punten op jou van toepassing is, dan is het zeer waarschijnlijk dat je bedrijf een spreadsheet gebruikt voor een proces dat eigenlijk een robuustere, gespecialiseerde, op samenwerking gerichte en naadloze oplossing vereist. 

Plan je ontsnapping uit de spreadsheet hel

De sleutel is om bepaalde processen die niet efficiënt in spreadsheets worden afgehandeld, te verplaatsen naar een specifieke professionele oplossing.

Ben je er klaar voor om te stoppen met het uitvoeren van belangrijke bedrijfsprocessen in een spreadsheet, en de vruchten te plukken die een professionele Business Intelligence oplossing je bieden kan? Dit zijn de vier belangrijkste stappen:

Stap één

Onderken dat je een kritiek bedrijfsproces uitvoert met een spreadsheet.

Stap twee

Maak een lijst van alle bij dit proces betrokken personen. Vergeet niet om externen zoals leveranciers of klanten op te nemen.

Stap drie

Lees de blogpost "KPI Dashboards met Excel ? De vijf dingen die je spreadsheets niet kunnen doen" en maak een lijst van alle risico’s en voordelen die op jouw bedrijfsproces van toepassing zijn. Deel die lijst met je gebruikers en belanghebbenden om te zien of ze iets toe te voegen hebben, en welke items het meest urgent zijn.

Stap vier

Je bent nu klaar voor de standaard ROI berekening. Als je dit doet, kun je bepalen of je een professionele Business Intelligence oplossing kunt vinden waarmee je het meeste van wat hierboven staat beschreven kunt bereiken, tegen een voor jou acceptabele investering.

Meer weten?

Download de whitepaper "Hoe bouw je effectieve KPI Dash-boards", inclusief 10 best practices.