6 tips voor een effectief KPI dashboard

Een KPI dashboard is een effectieve manier om inzicht te krijgen in de huidige prestaties van een organisatie. Door een overzicht te geven van de relevante Key Performance Indicators (KPI’s) zorgt het dashboard ervoor dat managers en project teams in staat zijn om goed geïnformeerde besluiten te nemen op basis van actuele data in plaats van hun onderbuikgevoel. Managers die dagelijks KPI dashboards gebruiken weten precies waar zij hun aandacht op moeten focussen, en begrijpen welke niet goed functionerende processen verbeterd moeten worden.

Maar hoe zorg je er nou voor dat je de wirwar van tabellen, grafieken, databronnen, interpretaties, enz. weergeeft in een effectief, beslissingsondersteunend dashboard? Een goede planning is hierbij van essentieel belang. Hier zijn zes eenvoudige stappen waarmee je zo snel mogelijk aan de slag kunt.

Bepaal de scope en de doelstellingen

Voordat bekeken wordt welke informatie op het dashboard geplaatst moet worden, dient eerst de scope van het dashboard te worden bepaald. Wordt het dashboard gebruikt om de performance van het hele bedrijf te meten, of gaat het enkel om een bepaalde afdeling of proces?

Daarnaast zijn de doelstellingen van de verschillende gebruikers van belang. De algemeen directeur van een bedrijf wil andere informatie zien dan de HR manager. Op basis van de verschillende doelstellingen wordt er bepaald welke informatie nodig is en op welke wijze deze dient te worden weergegeven.

Definieer de KPI’s

Welke vragen moeten worden beantwoord? Welke inzichten moeten worden verschaft? Het dashboard wordt beslissingsondersteunend gebruikt, daarom vormt de selectie van de relevante KPI’s het fundament voor elk ontwerp. Het is belangrijk om, nadat de KPI’s gekozen, zijn deze nog goed te reviewen m.b.t. relevantie.

Bepaal de vorm

Een dashboard moet op één scherm passen zodat alles in één keer bekeken kan worden. Als er heen en weer geschoven moet worden om alles te bekijken dan valt het niet binnen de grenzen van een goed dashboard. Lukt het niet om alles op één scherm te krijgen, kijk dan nogmaals goed naar stap 1 en beperk je tot de meest essentiële informatie, de doelstelling is immers de belangrijkste informatie overzichtelijk weer te geven, zodat datgene wat nodig is snel opgenomen kan worden.

Let ook goed op het ontwerp en de indeling van het dashboard, de belangrijkste KPI’s moeten op de meest in het oog springende plek staan. Plaats daarom de belangrijke zaken linksboven op het scherm, de iets minder belangrijke zaken rechtsboven of linksonder en de minst belangrijke zaken rechtsonder.

Kies de juiste weergave

Voor elke KPI moet vastgesteld worden hoe de informatie op het dashboard weergegeven moet worden. Bij het ontwerp van een dashboard beschikken we over honderden verschillende visuals, van staafdiagrammen en lijngrafieken tot bullet graphs en deviation charts. Het is belangrijk niet te veel verschillende visuals te gebruiken en ervoor te zorgen dat door kleurgebruik, omlijning en oriëntatie speciale zaken extra worden geaccentueerd. Ga uit van het beoogde doel van de informatie en zoek daar de juiste visualisatie bij.

Monitor en finetune

Niemand maakt meteen het perfecte KPI dashboard. Daarom is het belangrijk om de verschillende onderdelen van het dashboard regelmatig te checken. Voldoet het ontwerp aan de behoefte van de doelgroep? Is er gekozen voor de juiste visuals? Zijn de initiële doelstellingen nog steeds van toepassing?

Tot slot

In deze tijd van explosief toenemende hoeveelheden data, is er grote behoefte om complexe zaken simpel weer te kunnen geven. De bovenstaande stappen helpen je een KPI dashboard te ontwerpen dat écht effectief is, en praktisch toepasbaar voor de business.

Meer weten?

Download de white-paper "Hoe bouw je nuttige KPI Dash-boards", inclusief 10 best practices.