5 stappen voor het maken van de business case voor een professioneel KPI dashboard

Full Orbit werkt nauw samen met verschillende soorten bedrijven, van kleine non-profitorganisaties tot multinationals. Hoewel geen van onze klanten twijfelt aan het nut van de implementatie van een professionele BI oplossing, zien we bij 1 op de 5 klanten nog steeds dat spreadsheets op een bepaald niveau van de organisatie als het belangrijkste hulpmiddel worden gebruikt om gegevens intern te communiceren.

Velen van hen lopen echter tegen het probleem aan dat door sterke groei van de organisatie, en de daardoor toenemende hoeveelheid data, het keerpunt wordt bereikt waarop spreadsheets niet meer aan hun analysebehoefte kunnen voldoen. De noodzaak van het gebruik van een professionele oplossing wordt groter, maar men beschikt niet over de vaardigheden om zelf een oplossing te bouwen, noch over de tijd om alle verschillende opties te onderzoeken.

Een relatief gemakkelijke eerste stap in de richting van het gebruik van professionele BI oplossingen is de implementatie van een KPI dashboard. Hierbij wordt de data gecentraliseerd en in een overzichtelijk format gepresenteerd voor het nemen van actiegerichte beslissingen die van invloed zijn op de bedrijfsprestaties.

5 stappen voor het maken van een business case

1. Inventariseer de huidige stand van zaken

Allereerst is het voor een goede business case van belang dat de verschillende vereisten voor een KPI dashboard goed worden omschreven en gedocumenteerd. Maak een beschrijving van de huidige situatie, zodat later aangegeven kan worden hoe deze verbeterd kan worden. Probeer daarbij antwoord te geven op de volgende vragen:

• Wie zijn de stakeholders voor het dashboard?
• Welke databronnen worden momenteel gebruikt?
• Zijn er andere gegevens die belanghebbenden graag zouden willen gebruiken?
• Hoe groot is het vertrouwen dat deze gegevens juist zijn?
• Wat is de inspanning die gemoeid is met het samenstellen van de huidige rapporten?
• Hoe groot is het vertrouwen in de juistheid van de rapportage?
• Hoeveel tijd wordt er door de stakeholders besteed aan het verzamelen van gegevens of het maken van rapporten?

2. Beschrijf de behoefte

Hoewel het belangrijk is om te laten zien hoe een KPI-dashboard kan helpen om de activiteiten te verbeteren en groei te genereren, is het ook belangrijk om aan te geven hoe het de bestaande problemen op je specifieke afdeling zal oplossen.

Documenteer pijnpunten op team-, project- of afdelingsniveau en definieer wat er zal gebeuren als deze pijnpunten zouden kunnen worden opgelost door beter beschikbare, accurate data. Geef concreet aan hoe het dashboard elk pijnpunt zal aanpakken. Deze informatie helpt je het KPI-dashboard te positioneren als een noodzaak in plaats van een luxe.

Voor een Director of Finance kan bijvoorbeeld één van de pijnpunten het bepalen van de winstgevendheid van de verschillende investeringen zijn. Een KPI dashboard helpt hem of haar om zonder gedoe, in real-time de ROI te bewaken. Hiermee wordt de tijd bespaard die anders besteed had moeten worden aan het nabellen van de verschillende collega’s die hun rapporten in moeten sturen, en het geeft een veel accurater beeld van wat er daadwerkelijk in het bedrijf gebeurt.

3. Definieer de waarde

Je business case moet uitleggen welke voordelen worden gerealiseerd als er een KPI dashboard wordt gemaakt. Dit zal anderen helpen het dashboard te zien als een onmisbaar hulpmiddel voor de diverse stakeholders, in plaat van een “nice to have” gimmick. Deze voordelen kunnen zijn:

• Kosten- of tijdbesparing
• Op data gebaseerde besluitvorming (in plaat van onderbuik gevoel)
• Snellere time to market
• Meer vertrouwen bij het nemen van beslissingen
• Nieuwe inzichten of zakelijke kansen ontdekken
• Risico-identificatie en -beheer

4. Kwantificeer de verwachte resultaten

Versterk de business case door KPI's (Key Performance Indicators) te identificeren die de waarde van deze investering bewijzen. Zorg ervoor dat je meetbare KPI's opneemt die ook relevant zijn voor de belangen van de belangrijkste stakeholder. Bedenk welke strategische doelen het management heeft voor het bedrijf en of een dashboard hen kan helpen de gewenste resultaten te bereiken.

De metrics hoeven niet ingewikkeld te zijn - je kunt overwegen de tijdwinst te meten die de implementatie van een KPI dashboard oplevert. Waar tijd wordt bespaard, wordt geld bespaard – en dat kan soms veel geld betekenen in de loop van enkele maanden of een jaar.

Bedenk welke handmatige processen kunnen worden verlicht met een dashboard. Hoeveel tijd wordt er bijvoorbeeld besteed aan:

• het maken van rapporten in de huidige tools
• het opschonen van onnauwkeurige data
• het opsporen van gegevens of gerelateerde rapporten van andere afdelingen

De volgende stap is het vaststellen van de baseline voor de metrics die in de businesscase moeten worden opgenomen. Hou het ook hier simpel, voer bijvoorbeeld eenvoudige enquêtes uit bij teamleden om de aan een bepaalde analyse bestede tijd bij te houden.

Druk voor maximale impact een potentiële tijdbesparing uit in een bedrag in euro’s. Veel managers zijn zich namelijk niet bewust van hoeveel tijd of geld wordt besteed aan het handmatig verzamelen en analyseren van gegevens.

Een eenvoudige schatting van de besparing is voldoende. Het laten zien hoe snel een dashboardoplossing zichzelf terugbetaalt, is een goede manier de business case duidelijk te maken.

5. Presenteer referenties

Laat zien hoe een KPI-dashboardoplossing andere bedrijven heeft geholpen. Maak gebruik van klantverhalen waarin de uitdaging, de oplossing en de resultaten van nieuwe dashboardoplossingen worden geschetst.

Alle bedrijven zijn anders, net als hun pijnpunten, maar dit soort verhalen laten zien hoe een dashboard de groei van je organisatie kan ondersteunen, net zoals het anderen heeft geholpen.

Meer weten?

Wil je meer weten over het bouwen van een goed businesscase voor de implementatie van een KPI dashboardoplossing? Meld je aan voor de Full Orbit dashboard binnen één week aanbieding, en we leveren, geheel vrijblijvend, een compleet werkend dashboard op basis van de spreadsheet data die je aanlevert. Daarnaast helpen we je bij het bouwen van de business case en het presenteren daarvan aan de relevante stakeholders.