We leven in een datagedreven wereld. Het is voor organisaties niet langer voldoende om beslissingen te nemen op basis van onderbuikgevoel. Om concurrerend te blijven, moet het strategische besluitvormingsproces gebaseerd zijn op feiten, en worden ondersteund door nauwkeurige data.
Eén van de grootste uitdagingen bij het nemen van datagestuurde beslissingen is het gebrek aan gemakkelijke toegang tot data. In een groot aantal organisaties vormen zogenaamde datasilo’s een veel voorkomende bron van inefficiëntie.
Een datasilo is een hoeveelheid data die toegankelijk is voor één afdeling, maar geïsoleerd is van de rest van de organisatie. Marketing, verkoop, HR en andere afdelingen zijn afhankelijk van specifieke data om te kunnen functioneren, en die verzamelingen van vaak overlappende, maar inconsistente gegevens bevinden zich in afzonderlijke silo's. Dit resulteert in een ernstig gebrek aan transparantie, efficiëntie en vertrouwen binnen de organisatie.
Datasilo's ontstaan op natuurlijke wijze naarmate organisaties groeien en factoren zoals technologie, bedrijfscultuur en organisatieprocessen het delen van informatie beperken of ontmoedigen:
Veel organisaties vertrouwen op allerlei verschillende applicaties om hun kernprocessen te beheren, en veel van die applicaties kunnen niet rechtstreeks met elkaar worden geïntegreerd.
Wanneer een organisatie begint te groeien, wordt het moeilijk om gegevens gemakkelijk door de hiërarchie van de hele organisatie te verspreiden. Wanneer deze groei ook nog eens zeer snel plaatsvindt, zien we vaak dat de infrastructuur en processen niet goed worden opgeschaald, waardoor afzonderlijke afdelingen processen en applicaties op een ad-hoc manier implementeren, resulterend in data-assets die alleen door hen kunnen worden gebruikt.
Bureaucratie en controlesystemen die de toegang tot de data beperken, werken het ontstaan van datasilo’s in de hand. We zien vaak dat binnen de verschillende afdelingen mensen verantwoordelijk zijn voor het managen van de verschillende applicaties, maar dat niemand het mandaat heeft om organisatiebreed samenwerkingsprocessen te creëren op basis van gedeelde data.
C-level executives hebben de taak om alle bedrijfsgegevens te consolideren. De verkoopteams rapporteren het aantal nieuwe klanten, marketing het aantal leads en websiteverkeer, en de boekhouding levert een rapport aan over kosten en winst. Maar wie of wat verbindt al die informatie met elkaar?
Datasilo’s zorgen ervoor dat het management geen 360 graden totaalbeeld van het bedrijf heeft. Het is als het in elkaar zetten van een puzzel zonder de afbeelding op de doos.
Managers willen beslissingen nemen op basis van data. Maar als de verschillende teamleiders het grote geheel niet kunnen zien en alleen toegang hebben tot hun eigen deel van de gegevens, werken zij met hun eigen definities en zullen hun individuele beslissingen zelden worden afgestemd op de overkoepelende bedrijfsdoelen.
Wanneer er sprake is van datasilo’s werkt elk team zelfstandig binnen zijn eigen afdeling met de gegevens waar ze toegang tot hebben. Hierdoor ontstaat een verdeelde organisatie. Teams werken niet met elkaar samen aan projecten, waardoor het voor het bedrijf bijna onmogelijk is om een gemeenschappelijke visie te delen.
In omgevingen waar datasilo's de norm zijn, is een cultuur van transparantie en vertrouwen erg moeilijk te handhaven. In plaats daarvan creëer je rivaliteit en concurrentie tussen teams die zich richten op hun eigen microdoelen.
In de meeste bedrijven zijn er meerdere klantcontactpunten. De interacties met klanten vinden plaats via verschillende kanalen en tijdens verschillende stadia van de zogenaamde “klantenreis”. Dat betekent dat leden van verschillende teams, zoals support, facturering, verkoop of marketing, interactie hebben met dezelfde klant of koper.
Wanneer gegevens zich geïsoleerd in verschillende silo’s bevinden, is het risico groot dat je als bedrijf geen samengesteld overzicht van de klant hebt. Hierdoor zal deze zijn verhaal steeds opnieuw moeten herhalen in het contact met verschillende medewerkers, hetgeen frustratie in de hand werkt.
Het is tijdverspilling om datasilo's te hebben. In plaats van gegevens automatisch tussen teams te stroomlijnen, worden ze binnen teams geïsoleerd. Dit betekent dat als medewerkers zich realiseren dat ze voor een bepaalde analyse andere gegevens nodig hebben die ze niet hebben, ze moeten gaan zoeken waar die data zich binnen de organisatie bevindt, om er vervolgens (vaak handmatig) toegang toe te verkrijgen. Dit is een tijdrovend proces dat ervoor zorgt dat als de juiste gegevens eindelijk beschikbaar zijn, ze vaak alweer verouderd zijn.
Als er geen eenvoudig centraal systeem voor gegevensopslag is, zullen werknemers die toegang nodig hebben tot de gegevens vaak hun eigen kopieën opslaan voor snelle toegang. Dit kan een kostbaar probleem zijn: als vijf mensen in de organisatie denken dat ze die gegevens nodig hebben, dan slaan ze ze alle vijf apart op. Dit kost kostbare opslagruimte, en zorgt voor verwarring over wiens exemplaar het meest up-to-date is.
Gegevens zijn één van de meest waardevolle activa van een bedrijf. Het hebben van verschillende tools die informatie verzamelen over prospects, klanten en partners verhoogt de bedrijfswaarde. Maar wanneer die gegevens verouderd, onvolledig of ontbrekend zijn, daalt de waarde die men eruit zou kunnen halen aanzienlijk.
Hoe langer geïsoleerde gegevens rondhangen, hoe groter de kans dat deze verouderd en dus onnauwkeurig en onbruikbaar worden. Werken met datasilo's resulteert in data van slechte kwaliteit omdat deze gefragmenteerde stukjes informatie moeilijk te assembleren zijn. Als de data niet is geïntegreerd of gesynchroniseerd, leidt dit tot tegenstrijdige gegevens wanneer men informatie uit verschillende bronnen probeert te halen.
Aangezien datasilo's ontstaan als je verschillende databases van elkaar gescheiden hebt, denken veel managers dat het simpelweg gaat om het importeren en exporteren van die databases. Het probleem is echter dat gegevens niet statisch zijn. Telefoonnummers veranderen, e-mails veranderen, mensen verlaten bedrijven en prospects worden klanten of zelfs leveranciers. Hoe vaak er ook CSV-bestanden worden geïmporteerd/geëxporteerd, de informatie zal nooit helemaal up-to-date zijn.
Gelukkig zijn er betere opties om datasilo's te voorkomen en op te lossen voordat ze een bedreiging gaan vormen:
Ontsluit en integreer de data uit de verschillende databronnen en verzamel deze op één centrale locatie in een makkelijk te interpreteren formaat. Wanneer gegevens binnen een organisatie worden gedeeld, kunnen besluitvormers van afdelingen business intelligence (BI)-tools gebruiken om inzicht te krijgen in het verbeteren van de bedrijfsvoering, het verbeteren van producten, het besparen van geld en het ontdekken van verborgen kansen. Door gegevens uit meerdere bronnen te verzamelen en te analyseren door middel van gegevensintegratie, kunnen bedrijfsleiders trends en patronen ontdekken die voorheen onmogelijk te vinden waren.
Datasilo's ontstaan uit de rigide scheiding tussen verschillende afdelingen of business units. Door een communicatiecultuur te omarmen, en de samenwerking tussen afdelingen actief te stimuleren, zal het delen van informatie een integraal deel van de organisatiecultuur worden.
Een krachtige manier om de bedrijfscultuur te veranderen, is om het doorbreken van de datasilo’s op te nemen als een strategisch doel. Dit betekent een herziening en misschien zelfs een fundamentele verandering van de manier waarop het bedrijf is gestructureerd. Zoek naar manieren om de communicatiestroom tussen alle niveaus van je bedrijf te vergroten, van het samenvoegen van afdelingen tot het opnemen van samenwerking in de KPI's van de medewerkers.
Het kan erg ontmoedigend lijken om jarenoude, geïsoleerde gegevens te gaan opschonen. Maar om een datamanagementsysteem te creëren dat ook echt bruikbaar is, wil je er zeker van zijn dat alle data erin actueel en accuraat zijn. Neem dus langzamerhand alle opgeslagen gegevens door en verwijder al het overbodige.
Download de klantcase en lees hoe Shuttel Discovery door het gebruik van een geconsolideerd datamanagement platform in staat is om snellere en betere beslissingen te nemen.
